Pandemi telah mempercepat proses digitalisasi, bahkan di negara kita. Aturan tentang jarak sosial dan ketidakmungkinan bergerak selama penguncian telah menjadikan teknologi baru alat yang sangat diperlukan. Misalnya dalam menerima dan menyusun dokumen yang akan ditandatangani, seperti kontrak kerja, kebijakan dan perkiraan tanda tangan elektronik itu telah terbukti menjadi solusi yang bermanfaat, ekonomis dan ekologis.
Namun, perlu bergantung pada penyedia yang mengizinkan layanan ini: YouSign ada di antara mereka. Perusahaan Eropa menawarkan kemungkinan dematerialisasi dokumen secara aman dan mengelola hubungan tertentu secara lebih efektif dan cepat, dibandingkan dengan tanda tangan tulisan tangan tradisional. Ini berlaku untuk perusahaan dan individu. Tandatangani perjanjian sewa secara online? Dengan YouSign itu mungkin.
Saat ini, mencetak dokumen PDF, menandatanganinya dengan tangan, memindai dan mengirimkannya ke pengirim adalah proses yang panjang dan tidak terlalu produktif. Jika Anda kemudian mempertimbangkan bahwa tidak semua orang di rumah memiliki printer dan pemindai, kesulitan untuk memvalidasi dokumen menjadi lebih besar. Tanda tangan elektronik, sebaliknya, memungkinkan untuk merampingkan langkah-langkah ini dan meninggalkan sistem yang sudah ketinggalan zaman. Misi YouSign muncul dari sudut pandang ini: mendigitalkan satu juta dokumen pada tahun 2021 dan 15 juta pada akhir tahun 2023.
Keuntungan tanda tangan elektronik
Di antara keuntungan yang tak terhitung dari tanda tangan elektronik harus dipertimbangkan menghemat waktu, uang dan ruang. Ini memungkinkan kontrak jarak jauh ditandatangani dalam waktu singkat menggunakan perangkat seluler atau tetap dan tidak memerlukan penggunaan Kartu Cerdas atau stik USB.
Dari sudut pandang ekonomi memungkinkan masuk akal pengurangan biaya: Tidak ada prangko, rim kertas, atau kartrid tinta. Selain itu, dokumen tidak harus dicetak, mereka disimpan di media TI, mengosongkan arsip dari banyak dokumen, sehingga memastikan aksesibilitas dan pengoptimalan yang lebih baik.
Akhirnya, dematerialisasi memiliki peran penting dampak positif terhadap lingkungan, karena secara signifikan mengurangi konsumsi kertas dan emisi CO2 terkait transportasi dokumen dan logistik.
Bagaimana YouSign bekerja
Platform memungkinkan satu uji coba gratis 14 hari. Setelah itu, untuk terus menggunakan layanan ini, Anda harus berlangganan langganan bulanan atau tahunan. Setelah langkah pertama ini selesai, tanda tangan elektronik dapat digunakan tanpa batas.
Prosedurnya sangat sederhana. YouSign mengirimkan dokumen dalam format PDF melalui email ke penerima yang dapat membacanya langsung dari smartphone miliknya. Untuk membubuhkan tanda tangan Anda, Anda perlu mengklik tautan yang diterima, membaca dokumen dan menandatangani dengan memasukkan kode OTP diterima melalui SMS. Kode ini adalah semacam kata sandi sementara sekali pakai yang digunakan untuk mengonfirmasi tanda tangan elektronik Anda. Pada titik ini dokumen siap dikirim.
Sebaliknya, bagi mereka yang perlu meminta tanda tangan dokumen, lanjutkan dengan mengisi data kontrak penanda tangan, kemudian mengunggah dokumen ke aplikasi dan terakhir mengirimkannya ke penerima. Platform ini memungkinkan Anda untuk mengikuti perkembangan tanda tangan secara real time dan, jika perlu, menambahkan pengingat otomatis.
