Il tema delle gare tra Aziende private e Agenzie è da sempre al centro dell’attenzione del sistema della Comunicazione. Anche per le Relazioni Pubbliche è buona norma disporre di indicazioni chiare per un corretto svolgimento di una gara. Per dare indicazioni più certe di buon comportamento su questa materia UPA e Assorel hanno elaborato un documento che fornisce le Linee Guida per una corretta e trasparente conduzione del processo di scelta delle Agenzie da parte dei committenti in occasione di una gara.
La consultazione è, a parere di entrambe le Associazioni, la forma più proficua per avviare la selezione di un’agenzia di P.R.. Se invece, per ragioni aziendali, occorre effettuare una gara è buona norma disporre di indicazioni per un corretto svolgimento della stessa. Per venire incontro a questa esigenza le Associazioni delle Aziende e delle Agenzie di P.R., UPA e Assorel, hanno deciso di produrre un unico documento comune di riferimento: non si tratta di indicazioni impositive, essendo questo tipo di gare svolte tra privati, ma di principi condivisi fra Clienti e Agenzie.
I punti principali del documento riguardano:
· il numero di partecipanti ideale alla gara (3 Agenzie più quella uscente),
· l’indicazione delle Agenzie invitate a partecipare con un brief uguale per tutti e il più esaustivo possibile,
· i metodi e i criteri di valutazione dei progetti presentati che andrebbero anticipati dal Cliente, così come la segnalazione del Team dell’Agenzia che lavorerà sul progetto,
· i tempi di presentazione che dovranno essere congrui con le caratteristiche del progetto stesso,
· inoltre l’impegno e la complessità del progetto rendono consigliabile definire un rimborso spese su base forfettaria uguale per tutti.
Con queste ‘Linee Guida’ si è voluto impostare un rapporto che vada a vantaggio della qualità del lavoro e dei risultati per entrambe le parti.