La sempre maggiore diffusione, negli ultimi quindici/venti anni, delle tecnologie riguardanti i sistemi integrati di telecomunicazione nelle organizzazioni produttive ha posto la questione della legittimità di tali sistemi che sarebbero in grado di essere utilizzati per fini di controllo a distanza dell’attività lavorativa ed anche di memorizzare e combinare una grande quantità di informazioni sulla loro vita e sulle loro abitudini lavorative.
Su questa materia, come è noto, è già intervenuto nel 2015 uno dei decreti delegati del Jobs Act che ha riscritto l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori sulla disciplina dei controlli a distanza dei lavoratori al fine di non penalizzare l’utilizzo dei nuovi strumenti tecnologici e, contemporaneamente, essere in grado di offrire una rinnovata protezione alla riservatezza ed alla dignità personale, prevedendo un coordinamento necessario con il Codice della privacy.
La modifica dell’art. 4 Statuto dei Lavoratori: controllo a distanza e diritto alla privacy
In particolare, il novellato art. 4 dello Statuto, fermo restando che continuano ad essere vietate le apparecchiature il cui scopo sia quello di consentire un controllo a distanza dei lavoratori, ha escluso dalla procedura concertativa-autorizzativa (accordo sindacale e/o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro) l’utilizzo degli strumenti necessari ad eseguire la prestazione lavorativa (cd strumenti di lavoro come smartphone e tablet) quando ad essi la possibilità di controllo sia strettamente connaturata, a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità di uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli, nel rispetto di quanto disposto dal Codice privacy.
In questo ambito si ha dunque una duplice tutela, poiché lo Statuto dei lavoratori regola i limiti al potere di controllo del datore di lavoro a tutela dei diritti del lavoratore, mentre la disciplina della privacy mira a proteggere il diritto alla riservatezza dello stesso in quanto persona fisica.
Strumenti di lavoro o di controllo?
Peraltro, ai fini della liceità della condotta del datore di lavoro, appare fondamentale chiarire quale sia la natura degli strumenti informatici concretamente utilizzati e se si possono qualificare come “strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa“ o debbano essere considerati strumenti di controllo.
Sul punto, a suo tempo, era intervenuto l’Ispettorato Nazionale del Lavoro precisando che possono essere considerati strumenti di lavoro “gli apparecchi, dispositivi, apparati e congegni che costituiscono il mezzo indispensabile al lavoratore per adempiere la prestazione lavorativa dedotta in contratto, e che per tale finalità siano stati posti in uso e messi a sua disposizione”.
Non sempre, come dimostrato dal contenzioso giuslaboristico o dalle pronunce del Garante della privacy di questi anni, la determinazione di tale aspetto può essere agevole e richiede dunque una attenta analisi delle concrete caratteristiche e modalità di funzionamento dello strumento informatico stesso.
Lo Statuto dei lavoratori, la natura degli strumenti informatici
L’Ispettorato Nazionale del Lavoro, con circolare n.2572 del 14 aprile 2023, ritorna ora a fornire alcune indicazioni in merito alle condizioni di liceità dell’installazione di sistemi di controllo dell’attività lavorativa ai sensi dell’ art.4 dello Statuto dei lavoratori.
L’Ispettorato, nel sottolineare l’assoluto divieto di installazione di strumenti diretti al controllo intenzionale dell’attività dei lavoratori, ribadisce che la possibilità di installare impianti audiovisivi o altri strumenti da cui possa derivare un controllo a a distanza dei lavoratori, è condizionata al preventivo accordo collettivo sindacale o, in mancanza di accordo, al provvedimento autorizzatorio del competente Ispettorato.
L’assenza dell’accordo sindacale o del provvedimento autorizzatorio non può essere colmata dall’eventuale consenso informato dei lavoratori interessati.
Alcune indicazioni dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro
Nella fattispecie autorizzativa, l’Ispettorato fa ricadere anche gli impianti di geolocalizzazione (GPS) installati su autoveicoli o altri dispositivi (quali cellulari, tablet, computer, ecc.) per i quali è necessario verificare che le finalità connesse alla sicurezza sul lavoro, alla tutela del patrimonio aziendale, alla più efficiente organizzazione del lavoro trovino adeguato contemperamento nella tutela dei diritti del lavoratore anche alla luce della normativa in materia di privacy, secondo la quale il trattamento dei dati personali deve essere rispettoso dei principi di liceità, finalità, pertinenza e non eccedenza, proporzionalità, necessità, indispensabilità.
Occorre quindi:
- escludere il monitoraggio continuo;
- consentire la visualizzazione della posizione geografica da parte dei soggetti autorizzati solo quando strettamente necessario rispetto alle finalità perseguite;
- ammettere di regola la disattivazione del dispositivo durante le pause e al di fuori dell’orario di lavoro
- effettuare, di regola, il trattamento dei dati mediante pseudonimizzazione dei dati personali;
- prevedere la memorizzazione dei dati raccolti solo se necessario e con tempi di conservazione proporzionati rispetto alle finalità perseguite.
Pertanto, l’accesso ai dati da parte del datore di lavoro deve avvenire solo ed esclusivamente in funzione delle motivazioni poste a fondamento del provvedimento autorizzatorio, di modo che ogni diverso trattamento non consentito dei dati non rende utilizzabili le informazioni raccolte ai fini connessi al rapporto di lavoro, sia in termini gestionali che disciplinari.
La procedura autorizzativa, sindacale o amministrativa, deve essere rispettata anche quando destinatari dell’eventuali controllo a distanza siano i titolari di rapporti aventi ad oggetto prestazioni prevalentemente personali, continuative ed eseguite secondo modalità etero organizzate, anche con piattaforme digitali, stante l’estensione normativa a tali lavoratori delle tutele proprie dei lavoratori subordinati.
Volontari esclusi dalle tutele sul controllo a distanza
Esulano invece dall’applicazione dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori i volontari, vale a dire coloro che, per libera scelta, svolgono attività in favore della comunità e del bene comune, anche per il tramite di un Ente del Terzo Settore, mettendo a disposizione il proprio tempo e le proprie capacità personali in modo spontaneo e gratuito ed esclusivamente per fini di solidarietà, stante l’incompatibilità della figura del volontario con quelle del lavoratore subordinato e autonomo.
Peraltro, pur non applicando ai volontari le guarentigie previste dall’art. 4 dello Statuto, gli stessi sono ovviamente destinatari delle tutele in materia di protezione dei dati personali.