Dal 1° settembre scattano i nuovi obblighi di comunicazione dello smart working: resta confermata l’entrata in vigore della nuova disciplina ma le aziende potranno adeguare i sistemi informatici e trasmettere le informazioni richieste entro il 1° novembre.
Quindi lo smart working torna alla “vecchia” regola – sospesa durante la crisi pandemica – che prevede la sottoscrizione di accordi individuali con ciascun lavoratore, Il dl Semplificazioni e poi un decreto attuativo del Ministero del Lavoro hanno permesso però di mantenere viva la semplificazione burocratica, ovvero la possibilità per gli uffici del personale di trasmettere solo i riferimenti dei lavoratori impegnati nella modalità agile, con i relativi periodi. L’invio è possibile anche in forma massiva ed evita alle aziende di trasmettere la copia di ciascun accordo individuale, con un sensibile snellimento della macchina burocratica.
Il ministero del Lavoro con una notizia pubblicata sul sito internet scioglie qualche dubbio riguardo agli obblighi di comunicazione semplificata per lo smart working, anche se non tutti. Vediamo le nuove regole operative dal 1° settembre 2022.
Smart working e comunicazione semplificata: cosa cambia
Il comunicato conferma che la nuova disciplina entra in vigore da giovedì, ma ci sarà tempo fino al 1° novembre per adeguare i sistemi informatici e comunicare in via telematica (sul portale Servizi Lavoro, che prevede l’accesso con Spid o Carta di identità elettronica) al ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro agile, secondo le modalità individuate con il decreto stesso.
Così, il ministero risolve due aspetti: il primo concedendo più tempo ai datori di lavoro, visto che le novità sono state introdotte in pieno agosto; il secondo riguarda il regime transitorio specificando che la nuova disciplina si applica ai nuovi accordi di lavoro agile o alle proroghe (o modifiche) di precedenti accordi che si perfezionano a partire dal 1° settembre.
Dunque, restano valide le comunicazioni già effettuate secondo le modalità della disciplina previgente.
Comunicazione del datore di lavoro: come funziona
Dal 1° settembre 2022 il datore di lavoro deve comunicare, in via telematica, al ministero del lavoro esclusivamente i seguenti dati dei lavoratori con i quali è stato sottoscritto un accordo di smart working: il nominativo del lavoratore (codice fiscale; cognome e nome; data nascita; comune o stato straniero di nascita); la tipologia di contratto di lavoro applicato al rapporto di lavoro; i dati dell’accordo di lavoro agile (data di sottoscrizione dell’accordo, tipologia di durata del periodo di lavoro agile a tempo determinato o a tempo indeterminato, la data di inizio delle prestazioni di lavoro in modalità agile, la data di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile); i dati INAIL (PAT, Voce di tariffa); tipologia di comunicazione (inizio, modifica, annullamento sottoscrizione, recesso).
I dati saranno resi disponibili all’INAIL con le modalità previste dal codice dell’amministrazione digitale.
Smart working, elementi obbligatori della comunicazione
Dovendo predisporre un accordo conforme alle specifiche previste dalla normativa di riferimento (Legge n. 81/2017), questi gli elementi da prevedere obbligatoriamente nel testo del documento: durata dell’accordo (a termine o a tempo indeterminato); alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali; luoghi eventualmente da escludere; orario minimo di avvio e orario massimo di fine prestazione di lavoro; tempi di riposo e misure per assicurare la disconnessione; modalità di effettuazione della prestazione lavorativa da remoto ed i riflessi sul potere direttivo e organizzativo; strumenti di lavoro; forme e modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali; attività formativa necessaria per svolgere il lavoro agile; forme e modalità di esercizio dei diritti sindacali; elenco dispositivi di protezione individuale forniti; modalità e motivazioni per il recesso anticipato.
Il nodo delle sanzioni
E una volta scaduto il termine? “Per quanto attiene al termine entro cui effettuare questo adempimento, occorre considerare che lo stesso si riferisce a una mera trasformazione della modalità di svolgimento della prestazione lavorativa. Pertanto, nella logica di favorire la semplificazione degli obblighi per i datori di lavoro, la relativa comunicazione andrà effettuata entro il termine di cinque giorni, ai sensi dell’articolo 4-bis, comma 5, del Decreto legislativo 21 aprile 2000, n. 181, con le conseguenze sanzionatorie di cui all’articolo 19, comma 3, del Decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276 secondo cui “la violazione degli obblighi è punita con la sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato”, spiega una nota del ministero.
Su questo punto però emerge un dubbio. Il comma 5, come evidenza il Sole24Ore, indica un elenco tassativo delle fattispecie che devono essere comunicate entro i cinque giorni ma tale elenco non cita l’ipotesi richiamata dal ministero, vale a dire la «trasformazione della modalità di svolgimento della prestazione lavorativa».
Infatti, nel comma 5 è previsto che la comunicazione di variazione debba essere effettuata per:
- trasformazione da rapporto di tirocinio a rapporto di lavoro subordinato;
- proroga del termine inizialmente fissato;
- trasformazione da tempo determinato a tempo indeterminato;
- trasformazione da tempo parziale a tempo pieno;
- trasferimento e distacco del lavoratore;
- modifica della ragione sociale del datore di lavoro;
- trasferimento d’azienda o di ramo di essa.
Si ricorda però che uno dei presupposti del sistema penale e degli illeciti amministrativi di cui alla legge 689/1981 è il divieto di applicazione analogica di un precetto che, al contrario, per essere sanzionato deve essere individuato in modo puntuale, noto come principio di legalità. Tale principio ammette che il potere venga esercitato in modo discrezionale, ma non in modo arbitrario, rispettando tutti i regolamenti sull’ordine.
Motivo per cui sarebbe necessaria la modifica della legge o del decreto ministeriale se si vuole sanzionare la mancata o ritardata comunicazione.
