Per “gestione della flotta aziendale” si intende l’insieme delle attività che consentono di mitigare l’impatto economico che il parco mezzi può avere sui costi del trasporto. Si tratta di un’attività strategica fondamentale per un’impresa che opera nel settore dei trasporti.Non sempre però le soluzioni tecnologiche, per chi si trova a dover gestire questo particolare settore, sono all’altezza delle aspettative. La migliore gestione flotta aziendale è indubbiamente quella che fa convergere tutte le possibili operazioni in un unico canale.
Ma quali sono le attività che, in genere, compongono l’offerta delle diverse soluzioni proposte in questo particolare mercato? La base è chiaramente la gestione delle anagrafiche dei mezzi, quindi le assegnazioni mezzi-conducenti, infine l’analisi dei costi e la rilevazione dei km. In tempi recenti, grazie alla tecnologia GPS, a questi servizi, si è andata ad aggiungere quella che poi è diventata la killer application di tutto il sistema di gestione, ovvero la possibilità di sapere dove si trovano i veicoli della flotta, 24 ore su 24, 7 giorni su 7 tramite un rilevamento e tracciamento in tempo reale. Sia che i conducenti siano parcheggiati o in movimento, attraverso le antenne per la geolocalizzazione, è possibile ottenere la posizione precisa del mezzo. In questo modo, il sistema è in grado di tenere traccia delle ore di lavoro o delle ore trascorse al volante e memorizzare i percorsi di ciascun veicolo.
In cosa si traduce questo tipo di monitoraggio? Riduzione dei tempi di gestione, risparmio sui costi di carburante e manutenzione (si pensi alla possibilità di impostare degli alert), assistenza e intervento immediato nel caso di guasti. Inoltre, i dati forniti da un sistema di questo tipo aiutano indubbiamente a prendere decisioni migliori nell’ottica di un aumento dell’efficienza della flotta. Per non parlare della maggiore sicurezza dei conducenti che non sono più tenuti ad occuparsi di altro se non il carico, la guida del mezzo e lo scarico delle merci.
Tra gli scenari possibili esiste anche quello di una piattaforma fruibile sia tramite web, sia tramite app per cellulare. La facilità di registrare viaggi privati e aziendali, la consultazione del proprio logbook con il rapporto di dettagliato di ogni viaggio, possono essere un vantaggio tanto per i manager quanto per chi usa il sistema per la consultazione della propria posizione. Una app può fare talvolta la differenza per un rapido rimborso chilometrico e per una verifica fiscale nel caso di richieste delle autorità.
Per capire se la propria flotta aziendale è compatibile con il ricevimento di un servizio così strutturato e così tecnologicamente avanzato occorre fare una verifica preliminare indispensabile: i mezzi utilizzati devono necessariamente essere dotati della cosiddetta “diagnostica a bordo” OBD (on-board diagnostics) di seconda generazione che si traduce nella presenza di una interfaccia standard (OBD II) attraverso la quale è possibile ricevere tutte le informazioni utili dal veicolo stesso. Fatta questa verifica, è possibile scegliere di accedere ad offerte di fascia alta che prevedono questo tipo di gestione della flotta aziendale. Esistono siti internet che mettono a disposizione gratuitamente simulatori online per testare il funzionamento del sistema e della stessa piattaforma web.
