La pandemia ha dato un’accelerazione al processo di digitalizzazione, anche nel nostro Paese. Le norme sul distanziamento sociale e l’impossibilità di spostarsi durante il lockdown hanno reso le nuove tecnologie uno strumento indispensabile. Ad esempio, nella ricezione e redazione di documenti da firmare, come contratti di lavoro, polizze e preventivi la firma elettronica si è dimostrata una soluzione utile, economica ed ecologica.
Bisogna, però, affidarsi ad un provider che consenta tale servizio: YouSign è tra questi. La società europea offre la possibilità di dematerializzare in sicurezza i documenti e gestire in modo più efficace e veloce alcuni rapporti, rispetto alla tradizionale firma autografa. Questo vale tanto per le aziende quanto per i privati. Firma online contratto affitto? Con YouSign è possibile.
Al giorno d’oggi, stampare il documento PDF, firmarlo a mano, scannerizzarlo per poi inviarlo al mittente è un processo lungo e poco produttivo. Se si pensa poi che non tutti a casa hanno a disposizione una stampante e uno scanner, la difficoltà di validare un documento si amplifica. La firma elettronica, al contrario, permette di snellire questi passaggi e di abbandonare un sistema ormai datato. In questa ottica si pone la mission di YouSign: digitalizzare un milione di documenti entro il 2021 e 15 milioni entro la fine del 2023.
Vantaggi della firma elettronica
Tra gli innumerevoli vantaggi della firma elettronica vanno considerati il risparmio di tempo, denaro e spazio. Permette di firmare i contratti a distanza, in pochissimo tempo, tramite un dispositivo mobile o fisso e non richiede l’utilizzo di una Smart Card o chiavetta usb.
Dal punto di vista economico consente una sensibile riduzione dei costi: nessun francobollo, risme di carta o cartucce d’inchiostro. Inoltre, i documenti non devono essere stampati, vengono conservati su supporti informatici svuotando gli archivi da una moltitudine di scartoffie, garantendo così una maggiore accessibilità e ottimizzazione.
Infine, la dematerializzazione ha un importante impatto positivo sull’ambiente, dal momento che riduce significativamente il consumo di carta e delle emissioni CO2 legate al trasporto e alla logistica dei documenti.
Come funziona YouSign
La piattaforma consente una prova gratuita della durata di 14 giorni. Dopodiché, per continuare a usufruire del servizio bisogna sottoscrivere un abbonamento mensile o annuale. Terminato questo primo passaggio si può utilizzare la firma elettronica senza limiti.
Il procedimento è molto semplice. YouSign invia al destinatario il documento in formato PDF per e-mail che può leggerlo direttamente dal suo smartphone. Per apporre la propria firma bisogna cliccare sul link ricevuto, leggere i documenti e firmare inserendo il codice OTP ricevuto tramite SMS. Questo codice è una sorta di password temporanea usa e getta che serve a confermare la propria firma elettronica. A questo punto il documento è pronto per essere inviato.
Invece, per chi deve richiedere la firma di un documento si procede compilando i dati di contratto del firmatario, caricando poi il documento nell’applicazione e, infine, inviarlo al destinatario. La piattaforma consente di seguire lo stato di avanzamento delle firme in tempo reale e, nel caso, di aggiungere dei promemoria automatici.
