Come si emette una fattura elettronica? Come si conserva? Che succede in caso di errore? E se il cliente non riesce a scaricarla? Tutte queste domande devono trovare una risposta entro il primo gennaio 2019, giorno in cui scatterà l’obbligo di fatturazione elettronica anche fra privati. Per aiutare l’oceano di partite Iva coinvolte dalla novità – circa 5 milioni – l’Agenzia delle Entrate ha realizzato una guida con tutte le informazioni utili. Ecco una sintesi dei passaggi più importanti.
COME SI PREDISPONE UNA FATTURA ELETTRONICA
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente tre tipi di programmi per predisporre le fatture elettroniche:
- Una procedura web utilizzabile (anche tramite intermediario) attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi”, a cui si può accedere inserendo le credenziali di Spid, della Carta nazionale dei servizi o di Fisconline/Entratel. Questo servizio consente di predisporre una fattura elettronica il formato XML (che è obbligatorio), ma anche di visualizzarla in Pdf. Una volta terminata la procedura, il file XML può essere ricontrollato, modificato, salvato sul computer e infine trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI).
- Un software scaricabile sul computer, che però consente solo di predisporre la fattura, perché si lavora offline. In questo caso, per inviare la fattura al SdI bisogna aprire il portale “Fatture e Corrispettivi” e utilizzare solamente la funzione “Trasmissione”.
- “Fatturae“, un’app per tablet e smartphone scaricabile dagli store Android o Apple. Consente di predisporre la fattura elettronica e di trasmetterla al SdI.
Queste procedure sono rivolte soprattutto agli operatori che emettono un numero contenuto di fatture e di solito usano programmi di videoscrittura o modelli di carta prestampati. In alternativa, è possibile rintracciare online diversi software privati, che però, naturalmente, sono a pagamento.
COME SI INVIA UNA FATTURA ELETTRONICA AL CLIENTE
Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai clienti attraverso il SdI, altrimenti sono considerate non emesse.
Il file XML della fattura elettronica può essere trasmesso al SdI attraverso diversi canali.
Dei primi due abbiamo già parlato:
- Il portale “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate.
- L’App “Fatturae“.
A questi si aggiungono:
- La posta elettronica certificata (Pec), inviando il file in allegato all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.
- Un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato tra i server dell’azienda e il SdI. Questa procedura è rivolta alle società altamente informatizzate che devono trasmettere un numero molto rilevante di file fatture elettroniche.
Per inviare correttamente una fattura elettronica è indispensabile che al suo interno sia riportato l’indirizzo telematico che il cliente ha comunicato al fornitore. Questo indirizzo potrà solo essere:
- Un indirizzo Pec, in tal caso occorrerà compilare il campo della fattura “Codice Destinatario” con il valore “0000000” (sette volte zero) e il campo “Pec Destinatario” con l’indirizzo Pec comunicato dal cliente.
- Un codice alfanumerico di 7 cifre: in questo caso occorrerà compilare solo il campo della fattura “Codice Destinatario” con il codice comunicato dal cliente.
FATTURA ELETTRONICA SBAGLIATA: LA “RICEVUTA DI SCARTO”
Il SdI controlla la fattura e se rileva errori la cestina, inviando a chi ha trasmesso il file una ricevuta di scarto, che contiene una descrizione sintetica dell’errore commesso. Inoltre, la ricevuta di scarto viene archiviata anche nell’area autenticata “Consultazione-Monitoraggio dei file trasmessi” del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.
FATTURA ELETTRONICA CORRETTA: LA “RICEVUTA DI CONSEGNA”
Se Invece la fattura elettronica è corretta, il SdI la recapita al destinatario e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna con la data e l’ora esatta in cui il documento è stato inviato.
Anche in questo caso, un duplicato della fattura elettronica è sempre messo a disposizione sia del cliente che del fornitore nelle loro aree riservate di “Consultazione Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi”. Non è un dettaglio: il duplicato della fattura elettronica ha lo stesso valore giuridico del file originale della fattura.
FATTURA ELETTRONICA CORRETTA: LA “RICEVUTA DI IMPOSSIBILITÀ DI CONSEGNA”
Se la fattura è stata inviata correttamente ma non viene consegnata per problemi tecnici che riguardano il destinatario, il sistema invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di impossibilità di consegna.
In questo caso la fattura si considera emessa per il fornitore ma non ancora definitivamente ricevuta ai fini fiscali dal cliente. Per questo motivo, chi ha emesso la fattura deve avvisare il cliente che può scaricare il duplicato del documento nell’area riservata di “Consultazione Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi”. La data di decorrenza della detraibilità dell’Iva, per il cliente, scatterà dal momento di visualizzazione/scarico della fattura.
COME SI CONSERVANO LE FATTURE ELETTRONICHE
Ogni fattura elettronica va conservata in formato digitale e l’obbligo vale sia per chi la emette sia per chi la riceve. Non basta però conservare il file nella memoria del computer: bisogna seguire un processo regolamentato tecnicamente dalla legge.
Diversi operatori privati certificati offrono il servizio di conservazione elettronica a norma, ma per chi non vuole spendere l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito a cui si accede sempre dall’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.
