La diffusione delle nuove tecnologie nelle organizzazioni produttive ha posto il problema della legittimità dell’ uso delle apparecchiature in grado di essere utilizzate per fini di controllo a distanza dei lavoratori e in grado di memorizzare e combinare una grande quantità di informazioni sulla loro vita e sulle loro abitudini lavorative.
Su questa materia, come è noto, è intervenuto uno dei decreti delegati del Jobs Act che ha riscritto l’ art. 4 dello Statuto dei Lavoratori sulla disciplina dei controlli a distanza dei lavoratori al fine di non penalizzare l’ utilizzo dei nuovi strumenti tecnologici e, contemporaneamente, essere in grado di offrire una rinnovata protezione alla riservatezza ed alla dignità personale, prevedendo un coordinamento necessario con il Codice della privacy.
In particolare il nuovo art. 4 dello Statuto dei Lavoratori :
– elimina il generale divieto di controllo a distanza dei lavoratori. I controlli sono peraltro ammessi solo per le finalità predeterminate dalla legge : il che porta ad escludere la legittimità dell’ utilizzo di apparecchiature il cui scopo sia quello di consentire un controllo a distanza dei lavoratori.
– mantiene, semplificandone la precedente procedura concertativa-autorizzativa, la possibilità di installare tali apparecchiature solo per i controlli a distanza difensivi, e cioè per comprovate esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale.
– esclude dalla procedura concertativa-autorizzativa, nonché dalle finalità predeterminate, l’ utilizzo degli strumenti necessari a eseguire la prestazione lavorativa (cd strumenti di lavoro come tablet e smartphone) quando ad essi la possibilità di controllo sia strettamente connaturata, nonché l’ installazione di strumenti per la registrazione degli accessi e delle presenze (badge).
– consente di utilizzare i dati raccolti mediante i controlli preterintenzionali e quelli sugli strumenti di lavoro e di rilevazione delle presenze a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’ uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli, nel rispetto di quanto disposto dal Codice privacy.
La possibilità di utilizzare a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro i dati forniti dagli strumenti tecnologici (di lavoro e non) è pertanto subordinata, nell’ ambito dell’ art. 4 Statuto dei Lavoratori, all’ informazione al lavoratore circa le modalità d’ uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli ed al rispetto del Codice della privacy (d.lgs 196/2003).
In questo ambito una particolare attenzione deve essere adottata nell’ utilizzo dei dati biometrici, quei dati cioè che riguardano le caratteristiche biologiche (come le impronte digitali, la struttura venosa della mano o delle dita, la struttura vascolare della retina, la forma dell’ iride) o comportamentali (come la dinamica dell’ apposizione della firma, il tipo di andatura, il timbro della voce) di una persona e ne consentono l’ identificazione univoca.
Si tratta di informazioni delicate che denotano una stretta relazione tra il corpo e l’ identità di un soggetto e che pertanto hanno avuto la necessità di un provvedimento specifico del Garante privacy (12 novembre 2014) con l’ adozione di Linee Guida sul trattamento dei dati biometrici.
Dal provvedimento del Garante si ricava che non può ritenersi lecito l’impiego generalizzato ed indiscriminato di dati biometrici, anche se funzionali a sommarie esigenze di sicurezza o a finalità amministrative. L’ installazione di apparecchiature tecnologiche di rilevazione, ad esempio dell’ immagine dell’iride o della retina, è ammessa esclusivamente per presidiare accessi ad “aree sensibili”, in considerazione della natura delle attività svolte (come processi produttivi pericolosi o aree sottoposte a segreti industriali) o della tutela del patrimonio (come locali di custodia di documenti riservati o di oggetti di valore) oppure per consentire l’utilizzo di apparati e macchinari pericolosi ai soli soggetti qualificati; l’impronta digitale o l’ emissione vocale possono essere utilizzate per l’ autenticazione informatica (accesso a banche dati o a PC aziendali), la firma grafo metrica per la sottoscrizione di documenti informatici.
Nei casi in cui sia consentito, il trattamento dei dati biometrici necessita comunque di una tutela privacy rafforzata per cui deve valere innanzitutto il principio di necessità : i sistemi informativi e i programmi informatici devono essere cioè configurati riducendo al minimo l’ utilizzazione di dati personali e di dati identificativi.
Prima di procedere all’ utilizzo di un sistema biometrico, pertanto, occorre valutare se le stesse finalità possano essere perseguite mediante dati anonimi oppure tramite il sistema biometrico ma con modalità tali da permettere l’ individuazione del lavoratore solo in caso di necessità.
Per quanto riguarda invece l’ utilizzo di un sistema biometrico per il controllo dell’ attività lavorativa ex art. 4 Statuto dei Lavoratori, occorrerà distinguere i sistemi biometrici funzionali a rendere la prestazione lavorativa o a consentire l’ accesso in particolari aree dell’ azienda, soggetti alla disciplina della procedura concertativa-autorizzativa, da quelli solo accessori della strumentazione necessaria ad eseguire la prestazione lavorativa.
In entrambi i casi, le imprese saranno comunque tenute al rispetto delle garanzie privacy, nonché a informare preventivamente i lavoratori in merito alle caratteristiche del dispositivo e alle relative modalità di utilizzo, nonché allo svolgimento dei controlli e alla possibilità di utilizzare le informazioni acquisite a fini disciplinari qualora sia ravvisata una violazione degli obblighi derivanti dal contratto di lavoro.
